IH8227Để một dự án, sự kiện có thể hoạt động hiệu quả và đạt được những mục tiêu đã đề ra thì không thể nào thiếu sự góp sức của điều phối viên, hay còn gọi là nhân viên điều phối. Bài viết này sẽ giới thiệu với bạn điều phối viên là gì, công việc của điều phối viên và những yêu cầu để trở thành một điều phối viên chuyên nghiệp.
Điều phối viên là gì?
Điều phối viên, trong tiếng Anh là coordinator, là người chịu trách nhiệm lên kế hoạch, tham gia tiến hành, giám sát và đảm bảo kết quả của dự án hoặc sự kiện. Vị trí này đóng vai trò quan trọng giúp cho mọi công việc được hoạt động một cách trơn tru, hiệu quả và được hoàn thành với chất lượng cao nhất, từ đó nâng cao giá trị của cơ quan, tổ chức.
Nhiệm vụ của điều phối viên gồm những gì?
Tùy theo lĩnh vực hoạt động của công ty mà công việc của các điều phối viên có phần khác nhau, tuy nhiên mục đích chung của họ vẫn như nhau. Đó là giúp công ty hoạt động suôn trẻ, tránh rủi ro và đạt được hiệu quả. Sau đây là một số công việc mà hầu như mọi điều phối viên đều thực hiện:
- Đại diện công ty trao đổi với khách hàng hay đối tác để nắm rõ yêu cầu, kỳ vọng và mục tiêu của dự án, sự kiện.
- Phối hợp với khách hàng và các thành viên trong nhóm để lên kế hoạch chi tiết và ngân sách phù hợp cho dự án.
- Phân công nhiệm vụ cho các thành viên công bằng, phù hợp với khả năng.
- Quản lý tiến độ hoạt động của đội nhóm để đảm bảo dự án, sự kiện hoạt động đúng theo tiến độ đã đề ra và hoàn thành đúng thời hạn với kết quả tốt nhất.
- Thu thập và phân tích phản hồi từ khách hàng và những người tham gia sự kiện, sử dụng dịch vụ để đánh giá kết quả, sự hài lòng và thành công.
- Giải quyết kịp thời các khiếu nại, vấn đề của khách hàng
- Hỗ trợ liên hệ và quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp
- Đưa ra các đề xuất cải thiện quy trình hoạt động.
Những yêu cầu ở một điều phối viên là gì?
Kỹ năng lập kế hoạch
Đây là một kỹ năng rất quan trọng bởi ta có thể thấy nhiệm vụ của một điều phối viên liên quan nhiều đến việc lập kế hoạch cho dự án, sự kiện. Điều phối viên phải biết sắp xếp, đánh giá và quản lý công việc một cách thích hợp, bao gồm cả việc đưa vào những gì và loại bỏ những gì để đảm bảo tiến độ và kết quả của dự án. Nhiều cuộc thảo luận, trao đổi ý kiến với các phòng ban khác sẽ giúp điều phối viên lập kế hoạch tốt hơn.
Kỹ năng lãnh đạo
Điều phối viên không chỉ xác định nhân viên cần thiết cho dự án, đánh giá kỹ năng, trình độ của vị trí đó mà còn phân bổ công việc một cách công bằng và hợp lý. Để việc điều phối được suôn sẻ, điều phối viên đòi hỏi phải có kỹ năng lãnh đạo mạnh mẽ, biết cách bố trí nhân sự để chắc chắn rằng họ có đủ và đúng người cho đúng công việc.
Kỹ năng giao tiếp
Khả năng giao tiếp tuyệt vời là một yếu tố giúp điều phối viên làm tốt công việc của mình bởi họ không chỉ cần làm việc với khách hàng, đối tác mà còn phối hợp với nhiều phòng ban khác của công ty. Biết cách lắng nghe, khéo léo xây dựng và duy trì các mối quan hệ giúp công việc hoạt động một cách suôn sẻ hơn. Bên cạnh đó, giao tiếp bằng văn bản cũng là một yếu tố không thể thiếu để đáp ứng các nhu cầu trong công việc.
Bên cạnh những yếu tố quan trọng trên, điều phối viên cũng nên trang bị cho mình những tố chất, kỹ năng khác để trở thành một điều phối viên chuyên nghiệp, chẳng hạn như:
- Khả năng giải quyết vấn đề để khắc phục mọi thách thức hoặc sự thiếu hiệu quả để đạt được kết quả tốt hơn.
- Chú ý đến tiểu tiết để đảm bảo mọi yêu cầu của khách hàng và đội nhóm được hoàn thành.
- Tầm nhìn xa và phán đoán tốt để dự đoán được các rủi ro có thể mắc phải và có những biện pháp dự phòng thích hợp.
- Kỹ năng quản lý thời gian sẽ giúp điều phối viên bao quát hết mọi công việc bởi đôi khi họ sẽ phải làm cho nhiều dự án cùng một lúc.
- Biết cách hướng dẫn và tạo động lực cho các thành viên trong nhóm để giúp mọi người làm việc đúng tiến độ và đạt kết quả tốt nhất.
- Đặt mục tiêu một cách thực tế và hợp lý từ đó lập chiến lược tiến độ của dự án, sự kiện theo tuần, theo tháng hoặc theo quý.
- Thành thạo tin học văn phòng và công nghệ sẽ là một điểm cộng lớn ở một điều phối viên bởi chúng giúp họ rất nhiều trong việc quản lý, theo dõi và sắp xếp công việc.
- Có khả năng làm việc đa nhiệm và chịu được áp lực cao trong công việc.
Bài viết trên là về điều phối viên là gì, nhiệm vụ và yêu cầu ở một điều phối viên chuyên nghiệp. Hy vọng bài viết đem đến cho bạn những thông tin cần thiết và bổ ích để từ đó có những định hướng đúng đắn cho con đường sự nghiệp của mình trong tương lai.