IH8227Administrative staff là một vị trí không thể tách rời trong bất kỳ công ty hay doanh nghiệp nào. Không những vậy, để trở thành một Administrative staff có trình độ chuyên môn cao và được công ty coi trọng là điều không hề dễ dàng. Vì vậy, hãy cùng tìm hiểu Administrative staff là gì và tại sao nó lại quan trọng trong bài viết sau đây.
- Khái niệm
Administrative staff (còn được viết gọn là admin)có nghĩa là nhân viên hành chính, chỉ vị trí nhân viên có nhiệm vụ hỗ trợ lãnh đạo hoặc các bộ phận quan trọng trong một công ty, doanh nghiệp. Đây là người phụ trách công việc hành chính và là người trao đổi trực tiếp với các bộ phận khác để đảm bảo hiệu quả tối đa.
Trên thực tế, các vị trí admin có lẽ là vai trò quan trọng nhất trong việc điều hành công việc quản lý doanh nghiệp một cách suôn sẻ. Họ thường là người thực hiện kế hoạch đã được hội đồng quản trị thông qua và giải quyết các vấn đề nội bộ phát sinh trong quá trình làm việc.
- Nhiệm vụ của Administrative staff
Với vai trò quan trọng, khối lượng công việc của đội ngũ admin chắc chắn không hề nhỏ. Mỗi công ty sẽ có các yêu cầu công việc khác nhau đối với Administrative staff dựa trên lĩnh vực chuyên môn của họ, tuy nhiên họ luôn xoay quanh các công việc như:
Chuẩn bị các thủ tục giấy tờ, tài liệu hoặc thiết bị cần thiết cho các cuộc họp hoặc sự kiện của công ty và tham gia vào công tác chuẩn bị hậu cần khi được phân công.
Tổ chức, lưu trữ và phân phối các tài liệu liên quan đến công tác nhân sự và hành chính.
Lên lịch họp và lên lịch cho các hoạt động giải trí cho người tham gia không bị chồng chéo, tạo ra sự lộn xộn và lãng phí thời gian.
Thường xuyên cập nhật dữ liệu nội bộ để phục vụ tra cứu thông tin nếu cấp trên yêu cầu.
Nhận ý kiến và đề xuất từ nhân viên cấp dưới. Thay mặt họ trao đổi thông tin với bộ phận hoặc ban quản lý chịu trách nhiệm.
Kiểm tra để đảm bảo bạn có đủ lượng văn phòng phẩm cần thiết để sủ dụng không, đồng thời lưu ý đặt mua khi cần và không để xảy ra tình trạng thiếu sót.
- Kỹ năng cần có của Administrative staff
Microsoft Office: Có một nền tảng vững chắc về toàn bộ chương trình Microsoft Office là điều quan trọng đối với các admin. Word, Excel, PowerPoint và Outlook là nền tảng của nhiều quy trình kinh doanh và thương mại.
Kỹ năng giao tiếp: Khi trở thành nhân viên hành chính, bạn trở thành người kết nối truyền tải mọi thông tin từ những vấn đề nảy sinh đến mong muốn, nguyện vọng của nhân viên cấp dưới đến cấp trên của ban lãnh đạo. Vì vậy, bạn phải là người biết chắt lọc thông tin, giỏi giao tiếp và có thể nói rõ vấn đề.
Giải quyết vấn đề: Tất nhiên, những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc là bất khả kháng. Chính những tình huống đó đã thể hiện sự dũng cảm của một nhân viên giỏi. Hãy cố gắng quan sát và học hỏi cách làm việc của cấp trên và rút kinh nghiệm để có thể thay mặt sếp giải quyết những vấn đề không mong muốn nếu có.
Khả năng tổ chức, sắp xếp: Vai trò của admin là tương hỗ và liên quan nhiều đến chứng từ, sổ sách, kế toán,… Vì vậy, hầu như tất cả các nhiệm vụ bạn thực hiện đều bắt buộc phải có kiến thức và khả năng để kết hợp mọi thứ lại với nhau trong thời gian ngắn nhất. Điều đó có nghĩa là bạn cần lập kế hoạch và ưu tiên những gì quan trọng để giữ cho các hoạt động vận hành trơn tru.
Tinh thần trách nhiệm cao: Bất kể bạn làm công việc gì, trách nhiệm luôn là yếu tố số một để trở thành một nhân viên giỏi. Có trách nhiệm không chỉ là chịu trách nhiệm về những gì đã làm, mà là chịu trách nhiệm về toàn bộ quá trình hoàn thành công việc, luôn quan tâm đến lợi ích của tập thể để không ảnh hưởng đến thời gian và năng suất của công ty.
Tóm lại, Administrative staff là một công việc tuy không đòi hỏi chuyên môn cao, nhưng lại đòi hỏi nhiều kỹ năng, tính phức tạp và toàn diện. Khi lựa chọn trở thành một Administrative staff, bạn cần bình tĩnh tránh rơi vào tình trạng bực bội khi phải giải quyết nhiều công việc không tên. Hy vọng bài viết Administrative staff là gì trên đây sẽ giúp ích với bạn.